PLENUM ET L’UNIVERS SYNDICAL

L’univers syndical est un monde en constante mutation. Les officiers se succèdent au gré des élections : les élus sont toujours de passage et doivent tôt ou tard à remettre le flambeau à un successeur. Cette mouvance est une des caractéristiques intrinsèques d’une structure élective, d’une structure politique.

Si les vagues électorales galvanisent les « politiques », ceux qui sont élus aux postes d’administrateurs syndicaux en prennent pour leur rhume. Les façons de faire de leurs prédécesseurs diffèrent des leurs, des dossiers peuvent se perdre dans la passation des pouvoirs; les processus d’enquête, les méthodes de classement, les modèles administratifs, les échéances et les livrables se ressemblent mais ne se suivent pas. Ce flou artistique est hautement néfaste : pendant que la relève cherche à s’extirper du capharnaüm, l’Employeur, lui, poursuit son plan d’action, judiciarise les relations de travail, intensifie ses méthodes coercitives. Les travailleurs se font organiser le temps qu’on se réorganise.

PLENUM met fin une fois pour toutes à cet embrouillamini!

PLENUM, L’OUTIL DE GESTION SYNDICALE

Solution inédite conceptualisée par un administrateur syndical d’expérience, PLENUM est l’idéateur idéal, le « processeur de tâches » qui organise hiérarchiquement l’administration syndicale. Espace collaboratif web, PLENUM permet aux responsables d’automatiser toutes les tâches autrefois faites manuellement dans un seul système simple à utiliser. L’information centralisée et la gestion documentaire assurent la pérennité syndicale en standardisant les processus, en archivant la documentation, en facilitant la recherche, en réduisant les efforts, au plus grand bénéfice des membres qui tirent désormais profit d’un service efficace et d’une administration sans faille.

LA GESTION SYNDICALE,
C’EST L’AFFAIRE DE TOUS

Assurer la saine gouvernance des affaires de tous, n’est-ce pas là notre principale mission de fiduciaires? Avec PLENUM, les administrateurs syndicaux sont libérés des tâches fastidieuses, gèrent facilement, rapidement et uniformément les dossiers, les griefs, les arbitrages, les libérations, les accidents de travail, la mobilité des effectifs, les budgets et plus encore. Mieux encore, la relève administrative est assurée par le continuum et la perpétuation de tous ces processus. PLENUM est synonyme de perpétuité, d’efficacité, de performance, d’agilité : le service aux membres en est d’autant amélioré.

DES AVANTAGES UNIQUES

Solution universelle multi-facettes,
multifonctions et
multi-accréditations

Solution conviviale et intuitive pour
les usagers qui y naviguent
instinctivement

Architecture informatique souple et
évolutive, adaptable aux fluctuations
des conditions de travail

Espace collaboratif web qui solidarise
les utilisateurs qui s’y rejoignent

Finaliste aux OCTAS 2014: reconnu
pour son innovation en matière
d’administration syndicale

Module unique d’administration de
grève conçu par un syndicat éprouvé
par les conflits

Solution informatique syndicale
universelle qui a fait ses preuves en
milieu syndical

Application puissante qui administre
en simultanéité paix industrielle et
conflit de travail

Indispensable à la mémoire et à la
pérennité syndicales

Solution articulée sur les préceptes
statutaires, juridiques et sur les
pouvoirs et devoirs syndicaux

 

 

 

 

 

 

 

 

LES DIFFÉRENTS MODULES

En mode paix industrielle et en conflit de travail? Pas de souci, PLENUM gère les deux environnements en simultanéité si vous détenez plusieurs accréditations syndicales. PLENUM est versatile et s’adapte à votre réalité syndicale d’un simple clic, les différents modules étant interreliés et complémentaires les uns des autres.

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Gestion des membres

Mise à jour des données du membre en temps réel

PLENUM est doté d’un utilitaire d’importation qui garantit la mise à jour des dossiers des membres par le versement mensuel des fichiers des effectifs de l’Employeur. Le processus d’importation identifie et créé les nouveaux membres, liste les modifications pour approbation ou rejet et désactive le statut professionnel des membres qui n’ont plus de lien d’emploi. PLENUM permet de réaliser des économies substantielles de temps et d’efforts tout en assurant l’intégrité des données des membres.

Numérisation des dossiers, classement et centralisation des documents

Avec PLENUM, la gestion documentaire est maintenant virtuelle et centralisée. Le classement des dossiers s’articule autour d’un identifiant unique, le numéro d’employé. PLENUM permet de voir la globalité du dossier du membre en un seul clic, de le situer instantanément dans l’organisation de l’Employeur, d’identifier ses représentants syndicaux et de cerner rapidement ses besoins tout en lui offrant le soutien approprié. PLENUM garanti un service personnalisé hautement apprécié par le membre.

Moteur de recherche, tri multicritères, affichage de listes, rapports, impression

Cet utilitaire est une révolution en matière de recherche, une métamorphose administrative. Un puissant moteur de recherche permet de sélectionner les critères voulus selon une multitude de champs combinés. Les résultats sont affichés à l’écran et peuvent être importés en mode PDF et Excel. Un utilitaire d’impression de lettres-types, de listes et d’étiquettes est aussi disponible. La rigueur et l’uniformité sont assurées. PLENUM permet même de standardiser le classement en filière au secrétariat du Syndicat.

Déménagement du membre

Avec PLENUM, la fonction déménagement différé automatise le futur changement d’adresse domiciliaire. Les avis des membres sont saisis sur le champ et la date d’entrée en vigueur est directement programmée dans l’application. Cette fonction permet de réduire de moitié le temps consacré aux changements d’adresse et l’intégrité des données personnelles du membre est assurée à 100%. Le Syndicat peut joindre le membre par la poste ou par téléphone en tout temps et les risques de perte d’information ou les oublis de mise à jour aux bonnes dates sont nuls.

Générateur de cartes de membre à code-barres

PLENUM génère les cartes de membre à codes-barres du Syndicat dès l’adhésion du membre suite à l’importation mensuelle du fichier des nouvelles embauches. Chaque carte contient un identifiant numérique unique dans la base de données. Si le membre perd sa carte, l’ancienne sera automatiquement désactivée au moment où la carte remplaçante sera générée.

En plus d’être un indispensable utilitaire-système, la carte identifie le membre à sa section locale et solidifie son lien d’appartenance. Arborée au cou sur un cordon à l’effigie du Syndicat sur les lieux de travail, son effet mobilisateur et rassembleur est indéniable: elle favorise la solidarité et démontre aux yeux de tous la fierté d’être syndiqué.

Carte d’adhésion aux centrales syndicales

PLENUM permet de répertorier et de contrôler les cartes d’adhésion aux centrales syndicales, lesquelles sont désormais sauvegardées aux dossiers des membres. Comme l’adhésion détermine l’accès aux prestations de grève et protège la section locale du maraudage, il s’agit-là d’un processus fondamental dont l’exécution manuelle représentait autrefois un défi titanesque pour les sections locales d’envergure. PLENUM dispose d’un incontournable utilitaire de contrôle des cartes d’adhésion qui sont numérisées, immatriculées et visibles dans l’application, que l’adhérent soit actif ou devenu inactif après une rupture de lien d’emploi.

Notes de rappel et notes évolutives

Le travail syndical est ponctué d’interruptions, d’appels téléphoniques, d’urgences qui surgissent, de visites impromptues, de coups de théâtre patronaux. Votre bureau est jonché de papiers épars, de messages? Les textos s’enchaînent sur votre cellulaire, votre boîte vocale au bureau est pleine de messages? PLENUM est le simplificateur par excellence: il offre la possibilité d’inscrire des notes de suivi aux dossiers avec voyant-identificateur pour nous rappeler un livrable. Et pour peu que tous les officiers se disciplinent et y résument leurs échanges avec le membre, PLENUM nous permet de cibler celui « qui se magasine un réponse à son goût » en contactant tout un chacun. Et oui, ça c’est la réalité!

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Structure syndicale

Positionnement du membre

Ce module est articulé sur le module Gestion des membres auquel il est arrimé dans la structure logicielle, pour une mise à jour continue de la structure syndicale au fil des déplacements des membres dans l’organisation patronale. Une indéniable avancée : on sait maintenant toujours où est le membre, quel poste il occupe, qui est son ou ses représentants locaux. Le membre peut à présent être suivi au fil de sa mobilité dans l’entreprise, de manière automatique. Les mises à jour sont instantanées, peuvent être affichées à l’écran ou imprimées par regroupements, lieux de travail et départements. La mise à jour manuelle de la structure syndicale est désormais chose du passé et le service aux membres en est radicalement bonifié.

Organisation syndicale

PLENUM gère l’attribution des rôles syndicaux, leur mise à jour, la constitution des comités et les postes vacants. Il détecte les membres orphelins sans représentant, une entorse majeure au devoir de représentation. Il est aussi doté d’un moteur de recherche qui localise les officiers en fonction de leur rôle ainsi que les sièges vacants à être comblés. De plus, les fonctionnalités implémentées permettent la production de la liste et du découpage de la carte électorale. PLENUM facilite, accélère et assure la conformité des travaux du comité d’élections dans sa prise en charge des mises en candidature, dans le suivi des listes d’éligibilité, des pôles de votation et la déclaration des élus.

Mobilisation et gestion du quorum décisionnel

PLENUM permet, grâce à la carte à codes-barres, d’évaluer la mobilisation par le suivi de la participation aux activités syndicales en incrémentant les présences au fur et à mesure en temps réel. PLENUM identifie le moment précis où le quorum est atteint et confirme qu’une assemblée générale statutaire est décisionnelle plutôt qu’informative. Un outil indispensable à la régie interne, à la gestion des affaires et à l’administration des intérêts supérieurs de la section locale.

De plus, grâce à ses outils de mesure de participation aux activités syndicale, PLENUM alimente en statistiques le Comité de mobilisation qui peut monter des plans de formation adaptés, développer des activités ciblées de conscientisation, d’éducation, de mobilisation à être déployées dans les secteurs névralgiques, comme par exemple, où les nouvelles embauches sont dominantes. PLENUM est l’outil de choix pour assurer la mobilisation et la pérennité syndicale.

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Libérations syndicales et Trésorerie

Libérations syndicales

Les dirigeants syndicaux peuvent maintenant exercer beaucoup plus facilement leur rôle de fiduciaires et d’administrateurs des cotisations syndicales des membres. Grâce à PLENUM, les rapports comptables précis facilitent et démontrent la saine gouvernance des actifs des membres. L’application permet de justifier dans un temps record les écarts entre le véritable paiement dû et le montant annuel réclamé au Syndicat par l’Employeur pour les libérations syndicales non-paritaires (LSNP).

PLENUM permet aux dirigeants syndicaux de respecter leur enveloppe budgétaire de LSNP en suivant les libérations syndicales des équipes de délégués sous leur responsabilité et de redresser des tendances, si nécessaire. Des économies substantielles d’argent, d’efforts et de recherches générées par un meilleur contrôle des actifs collectifs.

Trésorerie

L’intégrité des données de PLENUM assure non seulement la production des bilans et états financiers mais, de plus, permet au Trésorier de la section locale de déposer aux membres des projections budgétaires réalistes. Son mandat d’administrateur en est grandement facilité : il peut soumettre pour lecture et adoption des rapports précis au Comité exécutif, au Conseil syndical et à l’Assemblée générale.

Grâce à PLENUM, l’application, souvent complexe et fastidieuse, des lois fiscales et des normes comptables, souvent complexe et fastidieuse, est grandement facilitée.

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Griefs et Arbitrages

Gestion des priorités par le tableau de bord

Le Tableau de bord est un formidable écran de suivi et de contrôle des litiges et de références à l’arbitrage, qui révolutionne les façons de faire des Agents de griefs. Au fil des étapes, les litiges traversent l’échelle de temps au Tableau de bord des agents avec des alertes de couleurs. À tous les jours, les agents de griefs peuvent d’un seul coup d’œil cibler les litiges qu’ils doivent prioriser.

Il permet d’intervenir sur les actions à prendre auprès des délégués sur le terrain, les délégués de secteurs qui sont en enquête. PLENUM permet de prioriser les analyses, de décider des contestations, de déposer les griefs et faire les références à l’arbitrage dans un espace collaboratif entièrement automatisé.

Gestion, recherche et suivi des litiges

Le flot des litiges et la production des griefs sont gérés par l’application. Un puissant moteur de recherche avancé génère en moins d’une minute tous les rapports de griefs selon des critères multiples et des spécifications choisies par l’opérateur. Les gains de productivité sont substantiels, les risques d’erreurs sont minimes, la fiabilité des données est assurée.

Délais de prescription

Le compteur de traitement des litiges roule en mode continu et vérifie les dates butoirs selon les délais en vigueur prescrits par les conventions collectives. Fini le comptage des jours ouvrables à la pointe du doigt sur un calendrier. Les mesures juridiques nécessaires sont entreprises dans les délais prescrits. Le devoir de représentation des officiers syndicaux est ainsi honoré et les risques qu’un délai soit dépassé sont maintenant nuls, ce qui garantit aux membres une défense pleine et entière. Les actions en dommages et intérêts contre le Syndicat pour défaut de représentation sont par conséquent réduites.

Fériés, périodes moratoires et références à l’arbritage

PLENUM dispose d’un utilitaire de gestion des congés fériés et des périodes moratoires et génère les lettres de référence à l’arbitrage avec signature automatisée. L’application permet la gestion des calendriers d’arbitrage, des dates d’audience, des dates d’audition et des remises d’audition. PLENUM garantit que les délais soient respectés tant ceux des dépôts de griefs que ceux des références à l’arbitrage.

Gestion documentaire des pièces et dossiers de plaidoirie

Tous les documents rattachés au litige sont digitalisés dans PLENUM incluant la lettre de réprimande, enquête de grief, pièces justificatives, échanges de courriel, preuves, jurisprudence. Grâce à PLENUM, les dossiers de litiges sont complets, accessibles à distance aux plaideurs, aux dirigeants syndicaux et aux agents de griefs dans un espace collaboratif web. La cristallisation des données du plaignant en date de connaissance du fait garantit que les citations à comparaitre sont acheminées aux bons témoins. Tant d’efficacité et de rigueur favorisent la négociation à l’amiable et les ententes hors Cour : l’Employeur est davantage enclin à dénouer les litiges qu’à faire des représentations devant des arbitres, à grands frais d’avocats et de procureurs aux dossiers. Le module Griefs et Arbitrages change complètement les façons de faire et rapporte énormément de dividendes, tant à l’organisation syndicale qu’aux membres plaignants.

Gradation des mesures disciplinaires

PLENUM gère les dates de péremption afin que les réprimandes expirées soient retirées de la gradation des mesures disciplinaires. Cela permet une économie substantielle de temps et d’efforts alloués à la recherche, au suivi du dossier disciplinaire du membre et une capacité de réaction immédiate en relations de travail pour le délégué sur le terrain.

Standardisation des libellés

PLENUM contient des gabarits de base préprogrammés qui optimisent le travail des agents de griefs et assure la standardisation des libellés juridiques des contestations. Les griefs se montent automatiquement lorsque la nature du grief ou l’article de la convention collective est sélectionnée. Tous les griefs sont formatés selon les règles de l’art, ce qui évite de commettre un « vice de forme » juridique ou administratif qui rendrait le grief, un acte juridique, nul par sa forme s’il n’a pas été libellé selon les normes.

Griefs collectifs et réparations

PLENUM est doté d’une fonctionnalité qui permet de relier au grief collectif les membres qui recevront réparation. Grâce à cette fonction, une évaluation rapide des dommages et intérêts à être remboursés par l’Employeur peut être faite. L’onglet réparation convertit et comptabilise les heures et/ou sommes réclamées et étaye le dossier de plaidoirie du plaideur : une fonctionnalité particulièrement utile dans les grands dossiers de médiation arbitrale.

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Gestion de conflit

Gestion des conflits

Inédit et unique, ce module rapporte de nombreux dividendes à toute section locale frappée par un conflit de travail. Ses fonctionnalités permettent au Syndicat – qui est de par sa nature en mode réaction – de passer facilement en mode action, gestion, contrôle du quotidien des milliers de ressources humaines. Finies l’improvisation et la panique. PLENUM rassure en rendant l’organisation syndicale efficace dans sa prise en charge des activités et des revenus des grévistes, par le message de contrôle et de sérieux qu’il envoie aux membres et à l’Employeur. PLENUM est synonyme de sécurité en ces temps difficiles en plus de faciliter la gestion occupationnelle des grévistes.

Caisse de grève, contrôle de la participation, comptabilisation des présences

La carte de membre à code-barres est utilisée pour le relevé des présences via lecteur optique. Les données sont automatiquement acheminées vers le module Gestion de conflit dans PLENUM qui comptabilise et génère des rapports de présences rigoureux et clairs. Grâce à PLENUM, il est facile de répondre à toutes les questions relatives à la gestion individuelle des présences, de fournir des rapports précis et exacts aux grévistes, au Comité exécutif ainsi qu’aux instances nationales qui confient l’enveloppe monétaire. PLENUM permet au Syndicat de gérer la prestation de travail de milliers de travailleurs privés de leur emploi et de leur verser leur prestation de grève pour toute la durée du conflit, et ce, avec un risque minimal d’erreur.

Émission des prestations

Cette fonctionnalité génère les rapports hebdomadaires de présences que le Trésorier redirige vers le logiciel comptable pour l’émission des chèques. Le module Gestion de conflit garantit une gestion rigoureuse des prestations de grève versées par la Caisse de grève de la Centrale syndicale en gérant la prise de présence dans les locaux de grève et dans les activités syndicales à l’aide de la carte à codes-barres.

Mandats de grève, locaux et cellules de grève

Le module gestion de conflit permet d’assigner des mandats aux membres et de les gérer soit par local de grève, soit par localité géographique, soit par mandats. Toutes les activités de conflit sont gérées de façon sous-jacente par le module Structure syndicale dont les fonctionnalités sont éprouvées en temps de paix industrielle. Grâce à PLENUM, il est maintenant possible de gérer efficacement, de motiver, de mobiliser, d’occuper les ressources humaines disponibles dans un local de grève ou selon leur mission.

En bref, PLENUM permet la gestion des activités de visibilité, agit sur le rapport de force du Syndicat et sur l’issue du conflit.

Gérer un conflit du premier au dernier jour

PLENUM permet de gérer tout le cycle d’un conflit de travail : démarrage du conflit, règlement de conflit, protocole de retour au travail et fermeture du conflit. L’application gère aussi les accréditations indépendamment. Par exemple, si l’une d’elle est en conflit, la gestion courante des opérations des autres sections locales sous la juridiction du syndicat se poursuit normalement. Plusieurs accréditations pourraient aussi être en conflits simultanément. La visualisation des détails du conflit et de son statut est possible en tout temps à compter du démarrage. De plus, le module gère le protocole de retour au travail et la réintégration progressive des travailleurs dans les opérations de l’entreprise, après le règlement de conflit.

PLENUM est souple et agile : l’administrateur qui en a défini la structure de base la fait évoluer au gré de ses besoins.

D’ailleurs, PLENUM est en pleine évolution : l’équipe de développement procède sans cesse à des optimisations des modules existants, au gré des nouveaux besoins administratifs et des nouvelles dispositions des conventions collectives.

D’autres modules extrêmement importants sont sur le point d’être greffés à la structure logicielle déjà existante. L’équipe de développement est à pied d’œuvre et travaille en effet déjà à la conception, au développement et à l’implémentation du module Mobilité des effectifs et du module Santé et Sécurité, ce dernier rigoureusement articulé sur les préceptes de la Commission des normes, de l’équité, de la santé et de la sécurité du travail (CNESST anciennement la CSST) et ceux du Tribunal administratif du travail (TAT anciennement la CLP).

PLENUM, une véritable révolution des processus administratifs syndicaux!

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